Ticari Defterlerin Delil Niteliği: Mahkemede Lehinize veya Aleyhinize Nasıl Kullanılır?
Her tacir, ticari faaliyetleriyle ilgili olarak belirli defterleri (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri vb.) tutmakla yükümlüdür. Bu defterler, sadece vergi hukuku açısından değil, aynı zamanda ticari uyuşmazlıklarda önemli bir delil kaynağıdır. Ticari defterlerin usulüne uygun tutulması ve saklanması, bir tacirin ticari uyuşmazlıklarda elini güçlendiren en önemli unsurlardan biridir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK), ticari defterlerin delil niteliğini özel olarak düzenlemiş ve bu defterlerin hem sahibi lehine hem de aleyhine delil olabilmesi için belirli şartlar öngörmüştür. Bu yazıda, ticari defterlerin hukuki önemini, delil olarak kullanılabilme şartlarını, saklama yükümlülüğünü ve mahkemeye ibraz edilmemesinin ağır sonuçlarını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü (TTK m. 64): Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesine göre, her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her iş yılı içinde elde edilen sonuçları tespit etmeye elverişli bir şekilde, işletmesinin nitelik ve önemine uygun olarak defter tutmak zorundadır. Tutulması zorunlu olan başlıca defterler şunlardır:
- Yevmiye Defteri: Ticari işlemlerin, belgelere dayanılarak, tarih sırasıyla ve maddeler halinde kaydedildiği defterdir.
- Defteri Kebir (Büyük Defter): Yevmiye defterine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
- Envanter Defteri: İşletmenin açılış ve kapanış tarihlerindeki mevcutlarını, alacaklarını ve borçlarını ayrıntılı olarak gösteren defterdir.
Saklama Yükümlülüğü (TTK m. 82): Tacirler, tuttukları ticari defterleri ve bu defterlere dayanak teşkil eden belgeleri (faturalar, makbuzlar, sözleşmeler vb.), son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren on yıl süreyle saklamak zorundadır. Bu süre, hem TTK hem de Vergi Usul Kanunu tarafından öngörülen bir zorunluluktur.
Ticari Defterlerin Delil Niteliği (HMK m. 222): Ticari defterlerin bir davada delil olarak kullanılabilmesi, HMK’nın 222. maddesinde sıkı şartlara bağlanmıştır. Bu şartlar, defterin sahibi lehine mi yoksa aleyhine mi delil olacağına göre değişir.
1. Ticari Defterlerin Sahibi Lehine Delil Olması: Bir tacirin, kendi tuttuğu defterlerdeki kayıtları, bir davada kendi lehine delil olarak kullanabilmesi için şu şartların tümünün birlikte gerçekleşmesi gerekir:
- Defterlerin Kanuna Uygun Olarak Tutulmuş Olması: Defterlerin, TTK ve Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen usullere (açılış ve kapanış tasdiklerinin yapılması, kayıtların zamanında ve eksiksiz yapılması vb.) uygun olarak tutulmuş olması gerekir.
- Kayıtların Birbirini Doğrulaması: Defterlerdeki kayıtların birbiriyle çelişkili olmaması, birbirini teyit etmesi gerekir.
- Karşı Tarafın Durumu:
- Karşı tarafın da aynı nitelikteki defterlerindeki kayıtların, bu kayıtlara aykırı olmaması,
- Veya karşı tarafın ticari defterlerini hiç tutmamış olması, usulüne uygun tutmamış olması veya mahkemeye ibraz etmemesi,
- Veya karşı tarafın defterlerinde, davacının defterlerindeki kaydın aksini ispatlayan bir kaydın bulunmaması gerekir. Bu şartlar gerçekleştiğinde, usulüne uygun tutulmuş ticari defterler, sahibi lehine kesin delil niteliği kazanır.
2. Ticari Defterlerin Sahibi Aleyhine Delil Olması: Bir tacirin ticari defterlerindeki kayıtlar, kanuna uygun olarak tutulmamış olsa bile, her zaman sahibi aleyhine delil teşkil eder. Yani, bir tacir, kendi defterine yazdığı bir kaydın kendi aleyhine olduğunu ileri sürerek geçersizliğini iddia edemez. Bu, “kişinin kendi aleyhine olan delil yaratması” prensibine dayanır.
3. Karşı Tarafın Defterlerinin Delil Niteliği: Bir davada, taraflardan birinin ticari defterleri kendi lehine delil olurken, diğer tarafın usulüne uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtlar bu kayıtların aksini ispatlıyorsa, ilk tarafın defter kayıtlarına itibar edilmez. Yani, iki tarafın da usulüne uygun tutulmuş defterleri birbiriyle çelişiyorsa, mahkeme diğer delilleri (tanık, sözleşme, fatura vb.) değerlendirerek bir karara varır.
Ticari Defterlerin İbrazı ve İbraz Edilmemesinin Sonuçları: Bir ticari davada, mahkeme, uyuşmazlığın çözümü için ticari defterlerin incelenmesine karar verebilir. Bu durumda, taraflar defterlerini mahkemeye ibraz etmekle yükümlüdür.
- İbraz Yükümlülüğü: Tacir, ticari sır niteliğinde olduğunu iddia ederek defterlerini ibrazdan kaçınamaz. Mahkeme, sadece uyuşmazlıkla ilgili kısımların incelenmesine karar verebilir.
- İbraz Etmemenin Yaptırımı: Ticari defterlerini mahkemeye ibraz etmesi istenen taraf, bu yükümlülüğünü yerine getirmezse, mahkeme, ibrazı talep eden diğer tarafın, defterlerin içeriğine ilişkin iddiasını kabul etmiş sayar. Bu, son derece ağır bir hukuki sonuçtur ve davayı kaybetmenize neden olabilir. Örneğin, davacı, davalının defterlerinde kendi lehine 100.000 TL’lik bir alacak kaydı olduğunu iddia eder ve davalı defterlerini ibraz etmezse, mahkeme bu 100.000 TL’lik alacağın varlığını kabul edebilir.
Ticari defterler, bir tacirin sadece mali ve vergisel yükümlülüklerini yerine getirdiği belgeler değil, aynı zamanda ticari uyuşmazlıklarda en güçlü savunma veya iddia araçlarından biridir. Defterlerin kanuna uygun, eksiksiz ve zamanında tutulması, açılış ve kapanış tasdiklerinin yaptırılması ve on yıl süreyle güvenli bir şekilde saklanması, bir tacirin hukuki geleceğine yaptığı en önemli yatırımlardan biridir. Bir davada, usulüne uygun tutulmuş defterler sizin lehinize kesin delil olabilirken, usulsüz tutulmuş veya ibraz edilmemiş defterler, davayı kaybetmenize yol açacak en büyük risk haline gelebilir. Bu nedenle, her tacirin, ticari defter tutma ve saklama yükümlülüğünü ciddiyetle ele alması ve bu konuda mali müşavirinden ve avukatından düzenli olarak destek alması kritik öneme sahiptir.